Wie schreibt man eine Zahlungserinnerung?

01 Jun 2024

Unerfreulich, aber notwendig: Manchmal müssen Rechnungen nachgemahnt werden. Doch wie schreibt man eine Zahlungserinnerung, die sowohl bestimmt als auch höflich ist? Schließlich möchte man den Kunden nicht verärgern, sondern lediglich an die offene Rechnung erinnern.

Die Kunst des Schreibens einer Zahlungserinnerung liegt darin, die richtige Balance zwischen Professionalität und Nachdruck zu finden. Zu Beginn sollte die Zahlungserinnerung immer freundlich und verständnisvoll formuliert sein. Man geht zunächst davon aus, dass die Rechnung möglicherweise einfach übersehen wurde.

Dennoch sollte der Grund der Zahlungserinnerung unmissverständlich klar sein: Die Rechnung ist offen und die Zahlung wird erwartet. Wichtige Details wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsbetrag und Zahlungsfrist müssen deutlich hervorgehoben werden.

Im weiteren Verlauf kann der Ton der Zahlungserinnerung etwas bestimmter werden, insbesondere wenn es sich um die zweite oder dritte Mahnung handelt. Hier kann man auch die Konsequenzen bei Nichtzahlung klar benennen, z.B. die Einleitung rechtlicher Schritte.

Letztlich dient eine Zahlungserinnerung nicht nur dazu, ausstehende Zahlungen einzufordern, sondern auch die Geschäftsbeziehung zu pflegen. Ein professioneller Umgang, selbst in unangenehmen Situationen, hinterlässt einen positiven Eindruck und kann zukünftige Unstimmigkeiten vermeiden.

Vorteile einer gut geschriebenen Zahlungserinnerung

Eine gut formulierte Zahlungserinnerung bietet zahlreiche Vorteile:

Verbesserte Zahlungsmoral: Eine klare und deutliche Zahlungserinnerung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde die Rechnung zeitnah begleicht.
Professionelles Auftreten: Ein professioneller Umgang mit offenen Rechnungen stärkt das Image Ihres Unternehmens.
Vermeidung von Missverständnissen: Eine detaillierte Zahlungserinnerung minimiert das Risiko von Missverständnissen und Streitigkeiten.

Wie schreibt man eine Zahlungserinnerung - Schritt für Schritt

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen beim Verfassen einer effektiven Zahlungserinnerung hilft:

Beginnen Sie mit Ihren Kontaktdaten: Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre Kontaktdaten an.
Datum: Vermerken Sie das Datum der Zahlungserinnerung.
Empfängerdaten: Führen Sie den Namen und die Adresse des Rechnungsempfängers auf.
Betreff: Formulieren Sie einen klaren und prägnanten Betreff, z.B. "Zahlungserinnerung", "1. Mahnung" oder "Erinnerung an offene Rechnung [Rechnungsnummer]".
Anrede: Sprechen Sie den Empfänger höflich mit Namen an.
Einleitung: Beginnen Sie mit einer freundlichen Einleitung, in der Sie auf die ursprüngliche Rechnung verweisen.
Forderung: Fordern Sie den Empfänger höflich, aber bestimmt zur Zahlung auf. Nennen Sie den fälligen Betrag und die ursprüngliche Rechnungsnummer.
Zahlungsfrist: Setzen Sie eine klare Frist für die Zahlung.
Zahlungsinformationen: Wiederholen Sie die Zahlungsinformationen aus der ursprünglichen Rechnung, z.B. Bankverbindung, PayPal-Adresse etc.
Abschluss: Bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit des Empfängers und bieten Sie bei Fragen Ihre Unterstützung an.
Unterschrift: Unterschreiben Sie die Zahlungserinnerung mit Ihrem Namen und Ihrer Position im Unternehmen.

Checkliste für Ihre Zahlungserinnerung

Sind alle wichtigen Informationen enthalten (Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Zahlungsfrist)?
Ist die Ansprache höflich und professionell?
Ist der Tonfall angemessen (freundlich aber bestimmt)?
Sind die Zahlungsinformationen korrekt und vollständig?
Wurde die Zahlungserinnerung Korrektur gelesen?

Häufige Fragen und Antworten

1. Wie lange sollte ich mit dem Versenden einer Zahlungserinnerung warten?

In der Regel ist es üblich, 14 Tage nach Fälligkeit der Rechnung eine Zahlungserinnerung zu versenden.

2. Wie viele Zahlungserinnerungen sollte ich versenden?

In der Regel reichen drei Zahlungserinnerungen aus. Wenn der Kunde nach der dritten Mahnung immer noch nicht gezahlt hat, sollten Sie rechtliche Schritte in Erwägung ziehen.

3. Kann ich Mahngebühren verlangen?

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen können Sie Mahngebühren verlangen. Informieren Sie sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen in Ihrem Land.

4. Was kann ich tun, wenn der Kunde nicht auf meine Zahlungserinnerungen reagiert?

Wenden Sie sich an einen Anwalt oder ein Inkutunternehmen, um weitere Schritte einzuleiten.

5. Gibt es Vorlagen für Zahlungserinnerungen?

Ja, im Internet finden Sie zahlreiche kostenlose und kostenpflichtige Vorlagen für Zahlungserinnerungen. Achten Sie darauf, dass die Vorlage Ihren Anforderungen entspricht.

6. Sollte ich die Zahlungserinnerung per E-Mail oder per Post versenden?

Beides ist möglich. Eine E-Mail ist schneller und kostengünstiger, während ein Brief als formeller gilt.

7. Kann ich die Zahlungserinnerung auch telefonisch übermitteln?

Ja, ein kurzer Anruf kann effektiv sein, um den Kunden an die offene Rechnung zu erinnern. Dokumentieren Sie den Anruf jedoch schriftlich.

8. Gibt es Software, die mir beim Erstellen von Zahlungserinnerungen helfen kann?

Ja, es gibt verschiedene Buchhaltungs- und Fakturierungsprogramme, die Funktionen zum automatisierten Erstellen und Versenden von Zahlungserinnerungen bieten.

Fazit

Das Schreiben einer Zahlungserinnerung ist ein notwendiger, aber oft unangenehmer Teil des Geschäftslebens. Mit der richtigen Herangehensweise und den richtigen Formulierungen können Sie Ihre Zahlungserinnerungen jedoch effektiv gestalten, ohne die Geschäftsbeziehung zu Ihren Kunden zu gefährden. Denken Sie daran, stets höflich und professionell zu bleiben und gleichzeitig Ihre Interessen zu wahren. Eine gut formulierte Zahlungserinnerung trägt dazu bei, Ihre Zahlungsziele zu erreichen und Ihre Kundenbeziehungen zu pflegen.